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大型活动策划执行的要素及注意事项

时间:2015-3-2 来源:海南庆典公司 【字体:

大型活动策划执行的要素及注意事项

 

    大型活动策划和实施是公关工作常用的技术手段。要有效地进行大型活动策划与实施,首先要弄清楚几个基本问题,例如:如何界定大型活动?哪些单位或在什么样的情况下使用大型活动?大型活动策划有什么技巧?策划的程序、方法是怎样的?这样有利于我们把大型活动组织的更加完善。
一、大型活动的定义
大型活动策划是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。这一定义要把握三个重要概念:
第一,大型活动要有鲜明的目的性。大型活动往往耗费很多资源,包括人力、物力。我们经常遇到这样一些厂家,看到人家公司庆典活动,他也要做庆典活动,而且要求活动更热闹,规模更大、规格更高,但不知为什么,在活动中要传播什么信息也不清楚,显然没有目的性。
第二,要有计划性。凡事都应有计划,大型活动更不例外,而且更要求有周密的计划。
第三,众多人参与是大型活动重要的概念。既然是大型活动,就应该有众多的人参与,但并不是参与人数多就是大型活动。一个单位有一万个职工,要开一个全体大会,也是众多人参与,你能说这是大型活动吗?大型活动和小型活动的根本区别不仅在于参与人的数量,而是在于活动的社会化程度。
二、大型活动的特点
1、必须有鲜明的目的性。不是一般的目的,而应该是围绕整个组织机构的组织形象策略和近期公关目标而确立的目的。
2、广泛的社会传播性。
3、严密的操作性。在组织大型活动的过程中,给我们成功与失败的机会只有一次。因为大型活动不同拍电影、电视,拍电影、电视能拍三、四组镜头,最后再重新编辑,但是策划大型活动每一次都是现场直播,一旦出现失误就无法弥补了。
4、高投资性。一个大型活动往往要投入的资金和费用都是比较大的,绝对不可能用很少的资金做出很大的活动。
三、大型活动策划
从程序上说,大型活动策划和实施,要完全按照公关四步工作法的要求执行:
第一、立项,就是要把活动作为一个项目确定下来,这个活动要不要做?为什么做?一定要很清晰。
第二,进行调查和可行性研究。做调查,大家很清楚,不详细阐述,但大型活动策划调查有其特殊性,例如调查的内容:国家关于大型活动方面的政策和法规、公众关注的热点、历史上同类个案的资讯、场地状况和时间的选择性,都是调查的内容。
第三,提炼主题,进行创意。除了个人创意外,我们要特别强调群体创意的概念。
第四,方案论证。方案不仅要有论证,而且要有科学的论证,方案论证通常使用定位式优选法,轮转式优选法和优点移植法。
四、操作实施过程应注意的问题
1、实施操作设计。从我个人工作经验和研究的结果看,我们应该非常重视实施方案的操作设计。我们看到一些单位组织的活动,甚至是专业机构承接的活动,都存在这样的问题:创意很好,但是由于缺乏操作设计,在操作过程中出现很多问题,违背了原创精神或者没有达到原创水平。所以,在原则方案确定以后,还要进一步进行操作设计,操作设计必须包括比较准确的财务预算,因为很多单位做活动,预算做100万,最后花了160万,从现代管理考核这个活动,就不能说是成功的。
2、办理审批手续。有人觉得办审批很繁琐,怕麻烦。但在实际工作中,我们应该希望得到有关单位的审批。这里给大家讲一个案例,广州某单位曾做过一个敬老活动,本来是很好的事情,找了很多赞助单位,包括一个烟花厂赞助了烟花。当时虽然广州还没有规定在城市放烟花要经过审批,但在公众场所进行活动必须经过审批。这个单位是一个局级单位,他们认为有权在自己的场地上做敬老活动,就没有向有关单位报批。活动办得很热闹,有文艺节目演出,有很多赞助单位给老人送礼品,最后放烟花,但烟花一放,遭到了公安机关的追究,为什么?因为他没有办审批手续,也缺乏民航管理规范知识,在飞机航线上放烟花,无论如何都是违法的。
3、实施操作程序的管理。程序化管理是一种科学的管理意识,只有程序化实施,才能有标准化、科学化管理,因而实施设计,重要的是设计出操作的规范程序。
4、方案培训。在大型活动里,假如参与的工作人员不了解全局的策划意图,他们就不能为大型活动策略实施提供建设性的劳动,因而需要对工作人员进行方案培训,只有知情才能出力。
5、设计评估标准。一个大型活动的评估应该有一个准确的评估标准。现在很多方案做好以后,往往忽略做评估标准方案,包括我们的客户很少要求我们做评估方案,更不愿意付出费用,让专业公司给他做评估报告。我觉得评估标准,应该在我们策划的时候把它设计出来,这样可以让客户在完成这个方案以后,根据设定的标准作出科学评估。
五、策划的技巧。
策划的技巧很多,今天只讨论两种方法。
一是创造活动的“眼”,“眼”的概念是从文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出来的。我们上中学时读过朱自清的散文《背影》,他用白描的手法写出父亲买橘子的一段,是最具传神的地方,这就是文眼。我们唱歌的朋友知道,有很多歌你可能不会全部唱出,但是你一听就能记下一两句,你记下的就是最精彩之处,说明了这是最具有传播性的地方,这就是歌眼所在。大型活动策划同样需要创造这样一个非常精彩的地方,要有高潮,要把这个环节设计得更有传播性,这是大型活动创意的核心和关键。
二是应该有一个比较能够表达我们主题的氛围设计,今天大家在大会会场看到大会主题形象宣传板,很清晰,而且它有中英文,这些宣传板带出这次大会主题氛围,也带出了国际公共关系交流的概念,这是很用心思的策划。我们应该重视通过场地的设计,气氛的设计,把活动的主题氛围带出来,这点往往有很多人不太重视,他们只考虑某一个活动环节上的创意,而忽略了场地上的创意。
执行感言

如果说把活动比作轴承,那细节就是一个个的齿轮,齿轮的正常运作共同保证着活动这个大轴承的成功运行,齿轮的任何一个缺陷,细节的任何一个问题都可能对活动造成巨大的影响。不把细节当回事,是对工作缺乏认真的态度、敷衍了事,只能永远做别人分配的工作,甚至即便这样也不能把事情做好。

以4月26日成功举办的世界休闲博览会富阳分会场启动仪式暨龙门古镇民俗风情节开幕式为例,本次开幕式活动启用演职人员300余人,在演出人员的后勤工作中我们采取了票据的制度,提前一日将票据按人数发给每个领队。这是一个在操作运用广泛的方法,但如何发挥它的作用?我们规定所有票据由领队统一保管、后勤物资由领队统一领取,并将其领取的时间错开。如此即避免了统一领取时的混乱,又给了每个演出队支配时间的自主性,也为活动后的统一结算出示了凭据,带来了便利。这是我们在处理细节时的创新。
可以说本次活动的成功举行固然与活动主题立意新颖,节目内容新颖,节目表演形式新颖密不可分;同时众多工作细节上的成功处理也为活动的成功举办奠定了扎实的基础。总结整个工作历程,让我受益匪浅:

好记性不如烂笔头
俗话说“好记性不如烂笔头”。一个大型活动中有着纷繁复杂的事情要处理,对会议、交谈、电话等中涉及到的事项进行记录,无疑会给工作带来极大的帮助。尤其是在会议时,对会议进行记录是很重要的,什么事情、由谁负责、何时完成都是要记录的主要内容,对于一些细节会后不妨再次进行确认,确保在以后的工作中对相关事件进行操作、跟进、监督等后续工作,最终确保活动保质保量完成。可以说一个完整的有条理的记录是工作得以顺利进行的保障。

遇事确认在先,行动在后

需要确认的有两种事情,一是已确定的事情,如已约定的时间、工作进程等;二是待确定的事情。对于第一类事先确认可以起到提醒、督促的作用,提高工作效率。对于第二类事先确认可以及时发现问题、及时拟定方案、快速解决问题;及时调整工作计划、避免工作的盲目性。最终达提升工作质量,保证工作进程的目的。当然确认时也要注意语气和语言的表达,尽量避免造成对方的反感,影响工作情绪,反而对工作造成负面的影响。

眼勤、手勤、脚勤、脑勤
在处理细节问题时要求我们执行人员做到:眼勤——多看、多留心、多观察。手勤——强调动笔的习惯;脚勤——勤跑动、勤联系、掌握动态;脑勤——勤思考、突破思维定势。唯有思考,才能创造性地开展好我们的执行工作。
上述四勤,是互相关联的,是一个有机的整体,对活动执行工作尤为重要。因为执行的工作虽然琐碎,却是活动的基石,一旦有一个基石出现问题都会导致活动的运行失常。做执行工作能做到“四勤”扎实的工作,就能使齿牙紧密相连、环环相扣,基石坚固稳定,确保活动的成功运行。

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